Contexte de la missionDans le cadre d'un programme international de transformation de la relation client et d'intégration de solutions d'Intelligence Artificielle, notre client recherche un Senior Project Manager pour accompagner le pilotage d'un programme autour de la Voice AI / Voice Bot et de l'automatisation des interactions client. Le projet s'inscrit dans une démarche de transformation visant notamment à améliorer l'expérience client, l'efficacité opérationnelle et la capacité de déploiement de solutions conversationnelles à l'échelle internationale. Le consultant interviendra au sein d'un environnement complexe et transverse, en coordination avec les équipes métier, IT, Data, AI, Customer Care et partenaires externes. L'objectif principal sera de garantir la bonne planification, le pilotage et l'exécution du programme, tout en assurant la gouvernance, la maîtrise des risques, des ressources, des délais et des dépendances. Vos responsabilités1. Pilotage et gouvernance du programmeStructurer et piloter le projet/programme dans le respect des objectifs définis. Mettre en place et maintenir la gouvernance projet. Préparer et animer les instances de pilotage et comités de suivi. Coordonner les différents contributeurs et parties prenantes. Assurer le suivi des décisions, actions et arbitrages. Veiller au respect des méthodologies et bonnes pratiques de gestion de projet. Garantir une communication claire et régulière auprès des parties prenantes. 2. Planification et coordinationConstruire et maintenir le Project Plan et la roadmap. Définir les Work Breakdown Structures (WBS). Identifier les jalons, dépendances, chemins critiques et échéances. Coordonner les différents workstreams du programme. Assurer la cohérence entre les volets : AI / Voice Bot IT Data Customer Care Déploiement opérationnel Change & Adoption Identifier les éventuels blocages et proposer des plans d'action. 3. Suivi de l'exécutionSuivre l'avancement des activités et des livrables. Comparer l'avancement réel avec le planning prévisionnel. Identifier les écarts de planning, de qualité, de coûts ou de périmètre. Mettre en place les actions correctives nécessaires. Assurer le suivi des engagements des différentes équipes et partenaires. Anticiper les impacts des retards et dépendances sur le programme. 4. Gestion des risques et des problèmesIdentifier, analyser et suivre les risques projet. Maintenir le Risk Register. Maintenir l'Issue Log. Évaluer les impacts potentiels sur : les délais ; les coûts ; la qualité ; le périmètre ; l'adoption ; la mise en production. Définir et suivre les plans de mitigation. Escalader les sujets nécessitant un arbitrage management. 5. Gestion des ressourcesÉvaluer la capacité et la disponibilité des ressources. Identifier les besoins en ressources par workstream. Suivre l'allocation et l'utilisation des ressources. Anticiper les risques de capacité. Proposer des optimisations ou réallocations lorsque nécessaire. Coordonner les contributions des équipes internes et des prestataires externes. 6. Budget et suivi financierParticiper à la construction et au suivi du budget projet. Suivre les dépenses prévues et réalisées. Identifier les éventuels écarts budgétaires. Suivre les coûts liés aux différents workstreams et partenaires. Préparer les éléments nécessaires aux arbitrages budgétaires. 7. Reporting et pilotage de la performanceProduire les reportings projet hebdomadaires, bihebdomadaires ou mensuels. Construire et maintenir les dashboards de pilotage. Suivre les principaux KPI du programme. Suivre notamment : avancement ; planning ; budget ; risques ; problèmes ; dépendances ; readiness ; adoption ; performance opérationnelle. Préparer des supports de présentation à destination du management. Produire des analyses et recommandations permettant de faciliter les décisions. 8. Change Management et adoptionParticiper à la préparation du déploiement des solutions. Coordonner les activités de change et d'accompagnement des utilisateurs. Contribuer aux plans de communication et de formation. Suivre la readiness des différentes entités/pays concernés. Identifier les freins à l'adoption. Mettre en place des actions permettant de sécuriser le déploiement et l'adoption. 9. DocumentationGarantir la qualité et la mise à jour de la documentation projet. Maintenir notamment : Project Charter ; Project Plan ; RACI ; planning ; RAID / Risk Register ; Issue Log ; Decision Log ; comptes rendus ; dashboards ; supports de gouvernance. Organiser et maintenir le repository documentaire du programme. Formaliser les retours d'expérience et lessons learned.
Nous recherchons pour un de nos clients un Business Analyst / Analyste Fonctionnel IT H/F pour une mission à pourvoir dès que possible sur le secteur du Luxembourg ville. Vos missions : Activités d'analyse Analyse des besoins, exigences et spécifications liés au métier, aux fonctionnalités et aux technologies. Analyse des parties prenantes, des structures organisationnelles, des processus métier, des flux de données et des modèles économiques. Modélisation de l'architecture des systèmes d'information et conception fonctionnelle. Analyse, estimation et chiffrage de la charge de travail pour les systèmes d'information (par exemple, WBS - Work Breakdown Structures). Planification des projets et portefeuilles de systèmes d'information, analyse des risques et analyse coûts/bénéfices. Production de documents relatifs aux systèmes d'information (guides utilisateurs, etc.). Élaboration de plans qualité, de contrats de référence, d'accords de niveau de service (SLA), ainsi que de plans de contrôle et d'évaluation de la qualité. Tests et validation des livrables fournis par les fournisseurs (prestataires externes ou autres). Gestion de projet et assurance qualité Définition des procédures et critères de qualité, de test et de validation. Évaluations de la qualité des systèmes d'information et traitement des problématiques associées. Mise en oeuvre et exécution d'une méthodologie de gestion de projet. Suivi des activités liées aux systèmes d'information. Participation aux groupes de travail métier, fonctionnels et techniques, aux réunions d'avancement ainsi qu'aux réunions avec les équipes métier et les utilisateurs. Assurer l'interface entre les équipes métier et l'équipe projet. Interagir avec les principales parties prenantes et les utilisateurs métier afin de recueillir et de comprendre les besoins métier. Concevoir le modèle des processus métier et les diagrammes de cas d'utilisation afin de représenter les fonctionnalités et caractéristiques de l'application web. Organiser et présenter le document d'expression des besoins métier aux unités Collaborer étroitement avec les parties prenantes afin de recueillir les exigences métier et de les traduire en spécifications fonctionnelles destinées à l'équipe de développement. Être responsable de la création, de zéro, du prototype haute fidélité et piloter la conception UI/UX afin de garantir que l'application web soit intuitive et facile à utiliser pour l'ensemble des utilisateurs. Développer une application web permettant de générer, publier et traduire avec précision les procès-verbaux des séances plénières dans toutes les langues de l'Union européenne, en garantissant une interprétation juridique et politique correcte. Technologies et méthodologies utilisées dans le projet : Adobe XD, JIRA, Agile, diagrammes ARIS, Microsoft Word. Voir moins
Dans le cadre d'un programme stratégique de transformation du Customer Care, l'équipe Customer Care Transformation & AI recherche un(e) Chef(fe) de Projet / Project Manager expérimenté(e) afin d'accompagner le déploiement d'une solution de Voice Bot basée sur l'Intelligence Artificielle conversationnelle, dans un environnement international. Le programme, autour de la solution « Happy Robot », vise à transformer et automatiser une partie des interactions clients grâce à l'IA, avec plusieurs objectifs majeurs : Améliorer l'expérience client et la qualité des interactions. Automatiser certains parcours et demandes grâce à l'IA conversationnelle / Voice Bot. Améliorer l'efficacité opérationnelle des équipes Customer Care. Permettre une meilleure scalabilité des opérations. Assurer l'adoption de la solution par les équipes et les différentes entités. Mesurer précisément la performance et la valeur générée après déploiement. Le/la Chef(fe) de Projet sera responsable du pilotage opérationnel du programme, depuis sa structuration jusqu'au suivi post-déploiement. Il/elle évoluera au sein d'un environnement transverse réunissant notamment les équipes Customer Care, IT, Data & AI, ainsi que les différentes parties prenantes métier et techniques. ResponsabilitésGouvernance & structuration du projetDéfinir et formaliser la charte projet : périmètre, objectifs, organisation, gouvernance et critères de réussite. Mettre en place le framework de gestion de projet. Définir les rôles et responsabilités des différentes parties prenantes à travers une matrice RACI. Organiser la gouvernance et les différentes instances de pilotage. Définir les cadences de reporting et les circuits de décision. Préparer et animer les comités projet et comités de pilotage. Formaliser et suivre les décisions prises lors des différentes instances. Planification & coordination des workstreamsConstruire et maintenir le plan projet global. Décomposer le programme en différents lots et activités via une WBS – Work Breakdown Structure. Définir les principaux jalons, échéances et dépendances. Construire et maintenir le planning / Gantt du programme. Identifier les dépendances entre les différents workstreams. Coordonner les équipes IT, Data & AI et Customer Care. Assurer l'allocation et le suivi des ressources nécessaires à la réalisation du programme. Identifier les éventuels points de blocage et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires. Pilotage de l'exécutionAssurer le suivi quotidien de l'avancement du programme Voice Bot. Garantir le respect du périmètre, des délais, du budget et des objectifs. Consolider les informations provenant des différents workstreams. Produire les rapports de statut selon les différentes cadences : hebdomadaire, bi-mensuelle ou mensuelle. Préparer les supports nécessaires aux différentes instances de gouvernance. Formaliser les comptes-rendus, décisions et plans d'actions. Assurer le suivi des actions jusqu'à leur clôture. Organiser les escalades lorsque les difficultés nécessitent un arbitrage. Gestion des risques & incidentsConstruire et maintenir le registre des risques du programme. Identifier et évaluer les risques susceptibles d'impacter le planning, le budget, la qualité ou le déploiement. Définir les plans de mitigation associés. Maintenir un journal des incidents et points de blocage. Coordonner leur résolution avec les différentes équipes concernées. Produire les rapports d'escalade nécessaires auprès de la gouvernance du programme. Budget & ressourcesConstruire et suivre le plan budgétaire détaillé du programme. Assurer le suivi des dépenses et des engagements. Analyser les écarts entre budget prévisionnel et réalisé. Construire et maintenir le plan d'allocation des ressources. Anticiper les besoins complémentaires en ressources. Produire les éléments de reporting nécessaires au pilotage financier du programme. Performance & monitoringLe rôle ne s'arrête pas au déploiement de la solution. Une partie importante de la mission portera sur la mesure de sa performance. Le/la Chef(fe) de Projet devra notamment : Définir et maintenir un dashboard projet. Suivre les principaux KPIs de performance. Mesurer les écarts de planning et de budget. Mettre en place un framework de monitoring post-déploiement. Suivre la performance du Voice Bot après sa mise en production. Consolider les données nécessaires aux prises de décision. Identifier les écarts par rapport aux objectifs et coordonner les plans d'amélioration. Stakeholder Management & conduite du changementLa dimension internationale et transverse constitue un élément important de la mission. Le/la Chef(fe) de Projet devra : Identifier et cartographier les différentes parties prenantes. Construire un Stakeholder Engagement Plan. Adapter la communication aux différents interlocuteurs. Coordonner les équipes Customer Care, IT, Data & AI. Faciliter les arbitrages entre contraintes techniques et besoins métiers. Construire et piloter le plan de conduite du changement. Accompagner l'adoption du Voice Bot par les équipes concernées. Identifier les éventuels freins à l'adoption. Suivre les actions d'accompagnement nécessaires au déploiement dans les différentes entités. Documentation & capitalisationMettre en place et maintenir un référentiel documentaire centralisé, notamment sous SharePoint ou solution équivalente. Garantir la disponibilité et la bonne organisation de la documentation projet. Assurer la traçabilité des décisions, risques, actions et livrables. Capitaliser sur les retours d'expérience. Produire un rapport de Lessons Learned / retour d'expérience afin d'identifier les bonnes pratiques et axes d'amélioration pour les prochains déploiements.
