Mission à 600 km de chez moi - Frais de double résidence

Bonjour,

Tous les frais de double résidence justifiés sont déductibles. Vous semblez rentrer dans les critères (mission difficile à trouver, sur du court terme, obligation d’un présentiel, recherche d’un coût réduit…). Reste qu’il faut vérifier si en déduisant ces frais, une mission plus proche et moins facturée n’aurait pas été meilleure pour bien documenter votre dossier.

Ensuite vous avez un EC, vous devez vous conformer à ses demandes ou lui faire une lettre d’affirmation demandant expressément que ces frais sont exposés pour des raisons pro et que vous prenez la responsabilité de ce choix en cas de redressement. Commencez par faire un écrit pour avoir une réponse écrite d’un EC du cabinet en expliquant : « Suite à des réponses contradictoires de votre cabinet selon l’interlocuteur, pouvez vous me confirmer les critères à réunir pour prendre en compte professionnellement des frais de double résidence et les frais pouvant être pris en compte.

Je vous rappelle leS circonstances professionnelles qui m’amènent à vous poser la question… »

Bonjour

Moi, si j'avais eu une mission sur un site distant, je ne me serais même pas posé de question : j'aurais fait payer tous les frais d'hébergement, de transport et de repas par ma société.

(je veux bien avoir l'avis de personnes compétentes à ce sujet)

Bonjour,

Attention, la réponse change radicalement selon ton statut juridique.

Tu es gérant d'EURL à l'IS (TNS) → pas de problème, tu peux te faire rembourser tes frais de double résidence via note de frais sur toute la durée de ta mission, sans limitation stricte à court terme. La logique est celle des frais d'entreprise engagés dans l'intérêt de la société.

Mais si tu avais été président de SASU (assimilé salarié), la situation aurait été bien plus compliquée : au-delà de 3 mois sur le même site, le lieu de mission devient ton lieu de travail habituel selon les règles URSSAF. Les remboursements de frais auraient alors été requalifiés en avantage en nature, soumis à cotisations sociales. Concrètement, à partir du 4ème mois, tu perds le bénéfice du régime des frais professionnels.

Concernant ton cabinet qui te demande de déclarer le meublé comme établissement secondaire : c'est excessif et inutile. Le bail est à ton nom perso, tu te fais simplement rembourser via note de frais. Pas besoin d'établissement secondaire, pas de CFE supplémentaire.

Les frais généralement admis en note de frais :

→ Loyer (au prorata des jours de présence)

→ Assurance locataire

→ Électricité

→ Internet (à justifier, usage mixte)

→ Trajets de retour au domicile principal le week-end

Bonne continuation dans ta mission !

Hello les free,

Bon, j’ai pris le temps de faire le point avec différents juristes et comptables de mon réseau, voici les différentes possibilités de prise en charge d’un logement dans le cadre d’une double résidence en cas de mission freelance éloignée de votre domicile principal (attention ici on parle de gérant majoritaire de SARL/EURL, donc TNS).

Option n°1 : Hôtel, Airbnb, Appart’hôtel ou location courte durée équivalente

• Factures libellées au nom de la société (et donc payées directement par la société)

• TVA déductible

• Attention, si usage du logement le week-end, prévoir une retenue salariale au titre des avantages en nature (AEN), calculée soit au réel, soit au forfait (prorata 2/7), y compris sur les factures d’électricité, d’internet et d’assurance

• Solution souvent plus onéreuse (de l’ordre de 1,5 à 2 fois plus chère qu’un meublé longue durée)

Option n°2 : Location meublée longue durée avec bail au nom de la société

• Factures libellées au nom de la société (et donc payées directement par la société)

• L’ouverture d’un établissement secondaire est recommandé, notamment en cas de contrôle (mais cela implique des frais de publication au JO et de la CFE à payer chaque année)

• TVA déductible

• AEN à retenir si usage du bien le week-end (y compris sur les factures d’électricité, d’internet et d’assurance)

• Nécessite que le propriétaire et la copropriété acceptent un bail commercial

Option n°3 : Location meublée longue durée avec bail au nom du dirigeant (location en nom propre)

• Tout est payé en perso (loyer, internet, assurance, électricité, etc.)

• Remboursement en notes de frais (NDF) avec un prorata de 5/7 (correspondant à l’usage pro du bien)

• PAS de TVA déductible

• PAS d’AEN car les dépenses sont déjà réglées en perso (donc argent déjà soumis à cotisations sociales + IR)

• Nécessite de mettre en place un contrat de sous-location entre le dirigeant et sa société (utile en cas de contrôle)

• Nécessite l’accord du propriétaire pour mettre en place la sous-location (un accord de principe suffit)

J’espère que ce message pourra servir au plus grand nombre car de ce que j’ai compris, la double résidence temporaire est juridiquement dans une zone grise, et elle peut être sujette à interprétation en cas de contrôle. En effet, nous autres freelances sommes généralement habitués à des missions longues (plusieurs mois), ce qui peut remettre en question le centre de vie au regard des impôts, et donc la déductibilité de cette résidence en tant que charge.

Si certains ont des expériences sur ce sujet à partager, qu’ils n’hésitent pas !