Facturation électronique 04 : Factures erronées / fausses factures…

Nous avons déjà vu 3 problèmes sur la facturation électronique, le vous mets le lien vers le 2 premiers sujets :

free-work.com/fr/tech-it/forum/t/facturation-electronique-01-rappel-du-calendrier

free-work.com/fr/tech-it/forum/t/facturation-electronique-02-attention-meme-les-micros-en-franchise-de-tva

Il est temps de s'interroger sur les problème potentiels non liés à la procédure elle-même, mais à des bugs, des erreurs et des abus. Ce post sera peut-être le premier d'une série d'autres posts sur des sujets similaires si des bugs ou problèmes se font d'actualité.

A/ Exemples de problèmes

1/ Exemple 1 : Un fraudeur prend votre identité.

Imaginons le cas pratique suivant : Un fraudeur se fait passer pour vous et se fait fournir un service ou fait un achat avec paiement à échéance ou versement d’un acompte et solde un peu plus tard.

Le fournisseur de bonne foi va donc faire sa facture et vous recevrez sur votre PA une factur.X (qui sera passée par l’administration). Et donc vous vous retrouvez avec une facture ou un solde de facture à payer.

2/ Exemple 2 : Une entreprise fait des fausses factures.

Imaginons une entreprise (mal intentionnée) qui vient de se créer et qui fait des factures à des milliers d’entreprises et compte sur le fait qu’une partie d’entre elles payeront sans rien vérifier.

Et là encore vous aurez un factur.x qui sera passé par les impôts. Mais bien entendu, le jour où vous irez réclamer un remboursement si cela a été payé : ce sera trop tard. Ils seront partis avec l’argent récolté.

On peut rapprocher ce cas des sociétés qui essayaient de vous faire payer des inscriptions à des annuaires à la création de votre entreprise. Laisser trainer une de ces factures, c’est risquer de vous retrouver engagé avec des frais pour vous en sortir.

3/ Exemple 3 : Bug lié à un souci de report de siren.

Certaines PA prévoient de vérifier que le client indiqué est bien le bon et correspond au siren, mais ce ne sera pas toujours fait par votre PA et pas toujours possible. Il peut donc y avoir des nombreux bugs (surtout au départ). Et vous pourrez donc recevoir le factur.x de quelqu'un d'autre par un fournisseur.

Ou un fournisseur mélangera le siren d'un client avec celui d'un autre et vous recevrez la mauvaise facture.

B/ Solutions (?)

1/ Augmentation du temps administratif

Vous devrez vérifier chaque semaine au minimum les factures reçues. Il sera peut-être utile de voir dans un premier temps si une secrétaire administrative qui interviendrait une heure ou deux par semaine pourrait voire aider à la transition.

Si votre structure est importante (des salariés, plusieurs clients, une activité avec beaucoup de fournisseurs) et que vous ne le faites pas vous-même : Mettez en place un contrôle interne et des procédures pour que chaque paiement soit contrôlé et qu’il n’y ait pas de risque de payer des factures que vous ne devez pas.

2/ Demandez si c’est normal !!!

Je le rappelle régulièrement à mes clients : si vous recevez une facture que vous ne comprenez pas, demandez-moi ! Ne payez pas avant…

Exemple : Si vous recevez un factur.x pour payer votre présence sur un annuaire ou répertoire à « paiement obligatoire pour y figurer » (vous notez, ce n’est pas l’annuaire qui est obligatoire – c’est le fait de payer pour y figurer). Même si le document ou le nom peut paraître officiel, demandez à votre EC ou à défaut à des collègues si c’est bien une facture que vous devez payer ou demander à votre PA de la rejeter.

3/ Soyez prudent et régulier.

Vous êtes le seul à pouvoir savoir si vous avez fait tel ou tel achat. Vous ne pourrez donc pas déléguer toute la procédure. Il faudra certainement voir avec votre EC une procédure de validation ou rejet de factures.

Il est prévu par l’administration et les logiciels que toute factur.X reçue (et non rejetée) soit intégrée en comptabilité. Pas le choix. Vous devrez donc agir régulièrement pour vérifier.

Le temps que vous allez passer sur ces contrôles sera du temps en moins facturé par votre EC car toutes les erreurs seront des temps de contrôles et pointages en plus qui pourraient vous être facturé à terme.

Or, il faudra déjà absorber dans votre budget le coût de la PA. J’ai vu des tarifs par gros abonnements (10€ ou plus par mois voire un abonnement à un autre service qui donne accès à une PA : rappel rien n’est gratuit. vous pourrez aussi demain avoir une solution gratuite qui devient payante quand le coût de proposer tout en gratuit deviendra trop lourd pour la PA) et d’autres de quelques centimes par document traité (ex : 10c par facture de vente et facture d’achat).