Adoption d’outil : comment assurer la conduite du changement ?

Pas évident d’inciter les membres d’une équipe à adopter un nouvel outil dans une ère où ils croulent déjà sous toutes les solutions possibles et imaginables. Pour les convaincre de la nécessité d’une adoption loin d’être optionnelle, il convient de suivre quelques principes de conduite du changement. Le process en trois étapes.

Avant : anticipez

N’attendez pas le déploiement effectif de l’outil pour communiquer : anticipez !

Préparez un plan d’attaque et, une fois celui-ci béton, impliquez rapidement vos équipes dans l’adoption de ce nouveau logiciel : vous pourrez ainsi soulever les freins à l’adoption tel que le sentiment de difficulté à le maîtriser, en abordant en amont les raisons et les avantages liés à ce changement.
Dressez à cette fin une liste des arguments de la manière dont l’outil va les aider au quotidien dans leur activité. Il s’agit de les aider à se concentrer sur leur coeur de métier : il faut donc leur montrer en quoi l’outil est nécessairement simple à prendre en main pour gagner du temps et améliorer sa productivité.
N’hésitez pas à leur demander leur avis : leurs commentaires, suggestions et recommandations vous permettront de mieux identifier leurs besoins tout en valorisant leur apport pour une meilleure intégration à la conduite du changement.

Pendant : accompagnez

Une fois que vous avez déployé le logiciel choisi pour sa simplicité, accompagnez vos collaborateurs dans son utilisation au quotidien grâce à différentes ressources pour les aider et les conseiller !

Prévoyez une formation pour l’ensemble des utilisateurs, en l’adaptant pourquoi pas selon des groupes de niveaux en fonction de l’appétence pour l’informatique de vos équipes.
Rédigez une documentation claire et précise à leur intention, qui les accompagnera au quotidien en complément de leur formation.
Au quotidien, publiez sur votre blog interne des articles explorant des points précis d’utilisation du logiciel, et présentant des tutoriels simples et inspirants pour les collaborateurs de votre entreprise.
Observez les usages et n’hésitez pas à faire évoluer les fonctionnalités de votre nouveau logiciel pour l’adapter à l’activité réelle et booster encore les performances des utilisateurs.
Encore et encore, incitez vos collaborateurs à s’exprimer : invitez-les à poser des questions et proposer des suggestions, et tenez-en compte !

Après : suivez

Quelques astuces au quotidien pour vous assurer que vos équipes utilisent bien le logiciel dans la durée.

On apprend toute notre vie : ne vous contentez pas d’une formation lors du déploiement du logiciel. Prévoyez au contraire des sessions régulières pour renforcer les compétences des utilisateurs et leur permettre d’observer des cas d’usage plus précis.
Cet accompagnement par la formation permet également de veiller à l’utilisation correcte de la solution, qui vise toujours le même objectif : permettre aux collaborateurs de se concentrer sur leur coeur de métier, et gagner ainsi en productivité et en bien-être au travail.
Isolez bien sûr les utilisateurs en fonction de leurs usages et de leur niveau pour des formations adaptées à la complexité du logiciel et au fort retour sur investissement pour l’ensemble de l’entreprise.
N’hésitez pas non plus à apporter un soutien individuel à chaque utilisateur, en lui adressant par exemple des e-mails pour leur rappeler que la DSI ou un service managé sont là en permanence pour les accompagner dans l’utilisation de la solution.
Supprimez les anciennes applications : une fois la solution bien déployée et suffisamment intégrée, ne donnez pas l’occasion aux utilisateurs d’utiliser les vieux moyens du bord.
Montrez l’exemple : c’est en étant le plus actif et le plus efficace dans son utilisation que vous donnerez envie à votre environnement professionnel de vous suivre !

Et vous, quelles sont vos bons conseils en matière de conduite du changement ?