Mission freelance Assistant fonctionnel – Suivi de facturation et sourcing
Villejuif (94)
LeHibou
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Contexte
Le service en charge du pilotage des dépenses et du sourcing externe assure le suivi du recours aux prestations externes, depuis l’expression du besoin et la contractualisation jusqu’au suivi financier et au paiement des prestations. Dans le contexte du passage à la facturation électronique, la mission vise à fiabiliser le traitement des factures et le passage au réel des prestations dans l’outil EASY.
Mission
La ressource assure le suivi de la facturation des prestations externes et accompagne les utilisateurs dans le traitement de leurs factures et leur passage au réel dans EASY. Elle peut également apporter un appui au processus d’appel d’offres et au suivi des opérations dans l’outil d’achat.
Principales responsabilités
Accompagner les IT Leaders dans le traitement de leurs factures
Suivre les différentes étapes de traitement et de passage au réel des prestations
Identifier les anomalies et les situations de blocage, puis contribuer à leur résolution avec les acteurs concernés
Fiabiliser le passage au réel, sécuriser le suivi des dépenses et faciliter le paiement des factures dans les délais attendus
Effectuer les relances nécessaires et accompagner les utilisateurs dans la résolution des difficultés rencontrées
Apporter, en complément, un support à la gestion des appels d’offres et au suivi des opérations dans EASY
Échanger avec les IT Leaders, les managers, les directions des achats et règlements ainsi que les représentants des sociétés externes
Respecter strictement la confidentialité des données financières et contractuelles
Environnement technique
Outil d’achat et de suivi : EASY
Bureautique : Excel, Access, Word, PowerPoint
Outils internes de pilotage
Compétences / Qualités indispensables :
Suivi de facturation et des dépenses, Gestion de processus et d’outils fonctionnels, Excel et outils bureautiques, Rigueur et capacité d’analyse, Communication et relance des parties prenantes, IVALUA.
Profil recherché
Expérience
Profil expérimenté, avec 3 à 7 ans d’expérience
Expérience ou capacité à appréhender les processus et les outils
Compétences techniques
Suivi de processus et gestion d’outils fonctionnels
Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Access, Word et PowerPoint
Capacité à suivre la facturation, les dépenses et les appels d’offres
Compétences personnelles
Autonomie, rigueur, capacité d’analyse et réactivité
Sens du service et capacité à suivre et relancer différents acteurs
Intelligence relationnelle et bonnes capacités de communication écrite et orale
Respect de la confidentialité des informations financières et contractuelles
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