Mission freelance Senior IT Contract Manager | RFP, Prestations intellectuelles & Performance fournisseurs

Mission de l’équipe :

Au sein du Centre d’Expertise en charge de la gouvernance des prestations intellectuelles, l’équipe pilote et sécurise l’ensemble du cycle de vie contractuel, depuis l’expression du besoin et la demande d’achat jusqu’au suivi d’exécution, au renouvellement ou à la clôture de la prestation.

Le Contract Manager accompagne les IT Owners dans la gestion de leurs relations contractuelles. Il intervient en coordination avec les équipes IT, les opérationnels, le Sourcing DSI, le Procurement Groupe et le CIO Office afin de garantir la conformité des engagements, la qualité des livrables et la performance des prestataires.

La mission vise également à homogénéiser les pratiques entre les différents dispositifs, à contribuer au déploiement de la stratégie de sourcing et à assurer un pilotage transparent au moyen de KPI, de SLA et de tableaux de bord consolidés.

1. Cadrage des besoins et lancement des appels d’offres

Le Contract Manager intervient dès la phase de cadrage afin de sécuriser la demande d’achat et la préparation du RFP.

Ses responsabilités comprennent notamment :

• Recueillir et formaliser les besoins des équipes IT et des métiers.

• Vérifier la validation du Business Case avant le lancement de la consultation.

• Coordonner les échanges avec le Centre d’Expertise, le représentant Sourcing et les équipes Procurement.

• Contribuer à la rédaction du cahier des charges en intégrant les contraintes techniques, opérationnelles et contractuelles.

• Définir la grille d’évaluation des offres en cohérence avec les enjeux et les objectifs du RFP.

• Organiser et animer les réunions de validation avec les donneurs d’ordre.

• Accompagner les donneurs d’ordre dans la réalisation des processus TPTRM et DPA.

2. Contractualisation et sécurisation des engagements

Le Contract Manager contribue à définir un cadre contractuel adapté à la nature, aux risques et aux objectifs de chaque prestation.

Il intervient notamment pour :

• Conseiller les parties prenantes sur le choix du mode de prestation, notamment entre engagement unitaire et engagement au forfait.

• Définir les jalons contractuels, les obligations des parties et les indicateurs de suivi.

• Contribuer à la rédaction des contrats et de leurs annexes opérationnelles et financières.

• Intégrer les contraintes liées aux processus TPTRM, DPA et Risk Assessment.

• Définir les KPI, les SLA et les modalités de gouvernance permettant de mesurer la performance de la prestation.

• Maintenir à jour les documents contractuels dans un référentiel partagé.

• Sécuriser la complétude et la validation des documents avant le démarrage de chaque prestation.

3. Pilotage de l’exécution et de la performance des prestataires

Le Contract Manager assure un suivi régulier des prestations en proximité avec les experts IT, les opérationnels et les responsables de dispositifs.

Ses principales responsabilités sont les suivantes :

• Organiser les points mensuels avec les référents des prestations et les parties prenantes.

• Évaluer la qualité et la conformité des livrables, le respect des délais ainsi que la satisfaction des utilisateurs.

• Challenger les prestataires sur leurs engagements, leur niveau de service et leurs plans d’amélioration.

• Suivre les évolutions de staffing et de destaffing au sein des différents dispositifs.

• S’assurer du suivi de la consommation budgétaire en cohérence avec les annexes financières des contrats.

• Coordonner le suivi budgétaire et les processus de facturation avec le CIO Office.

• Contrôler l’application du RACI, identifier les éventuelles incohérences et proposer des actions correctrices.

• Participer aux comités fournisseurs existants et mettre en place les comitologies manquantes.

• Alimenter le cockpit de pilotage du Contract Management.

• Suivre les compétences et les technologies mobilisées au sein des dispositifs.

• Veiller à l’homogénéité des pratiques de gouvernance et de suivi contractuel.

4. Reporting, renouvellement et clôture des prestations

Le Contract Manager assure la visibilité nécessaire à la prise de décision et prépare les différentes échéances contractuelles.

Il est notamment chargé de :

• Produire et maintenir à jour les tableaux de bord de suivi contractuel.

• Consolider les KPI, les SLA, les risques, les budgets et les éléments de gouvernance.

• Présenter un reporting mensuel aux parties prenantes.

• Réaliser le bilan complet des prestations en matière de qualité, de coûts, de délais et de satisfaction.

• Préparer les décisions de renouvellement, de reconduction ou de lancement d’un nouvel appel d’offres.

• Identifier les axes d’amélioration permettant de réduire les risques contractuels et d’optimiser les coûts.

Le succès de la mission sera notamment évalué sur le respect des jalons et des budgets, la conformité des livrables, la satisfaction des parties prenantes et la réduction des risques contractuels.

Prestations demandées

La mission devra prendre en charge les activités suivantes :

• Piloter le cycle de vie contractuel des prestations intellectuelles, de la demande d’achat jusqu’à la clôture.

• Accompagner les IT Owners dans la gestion de leurs relations contractuelles.

• Préparer et sécuriser les appels d’offres, les contrats et les annexes associées.

• Coordonner les processus TPTRM, DPA et Risk Assessment.

• Piloter la performance des prestataires à travers des KPI, des SLA et des instances de gouvernance.

• Suivre la qualité des livrables, les budgets, les ressources et les risques.

• Produire les tableaux de bord et le reporting mensuel du Contract Management.

• Contribuer à l’harmonisation des pratiques et au déploiement de la stratégie de sourcing.

Livrables attendus

• Cahiers des charges et dossiers de RFP complétés et validés.

• Grilles d’analyse et d’évaluation des offres validées.

• Comptes rendus des réunions organisées dans le cadre de la mission.

• Risk Assessments complétés et validés.

• DPA Assessments complétés et validés.

• Contrats et annexes opérationnelles validés avant le démarrage des prestations.

• Tableaux de bord Contract Management intégrant les KPI, les SLA, les risques et la gouvernance.

• Supports de présentation et comptes rendus des comités.