Mission freelance [FBO] Directeur de projet IT stratégique – MOE / Gouvernance et coordination transverse

Mission de prestation – Direction de projet stratégique, pilotage, gouvernance et coordination transverse

1. Ambition pour la direction de projet

confier à un directeur de projet la responsabilité de piloter des projets majeurs en maîtrise d’œuvre, en interface avec la maîtrise d’ouvrage, les directions contributrices et le management du client.

L’ambition de cette mission est de garantir la bonne conduite de projets stratégiques de grande ampleur, dans le respect des engagements de qualité, coûts et délais, tout en assurant une gouvernance adaptée, un reporting structuré et une coordination efficace de l’ensemble des parties prenantes.

• Pilotage d'un projet majeur en le replaçant dans le cadre de la stratégie de l’Entreprise et de ses priorités,

• Garantie de la gouvernance, le reporting et la gestion contractuelle auprès des bons niveaux de décision,

• Coordinnation de l’ensemble des parties prenantes afin d’assurer l’avancement cohérent des travaux et la maîtrise des budgets affectés.

La mission vise ainsi à assurer une direction de projet complète, couvrant le cadrage, l’organisation, la coordination, la supervision des équipes, le pilotage des audits, la préparation des arbitrages et la participation aux instances de décision lorsque cela est nécessaire.

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2. Objectifs de la mission

L’objectif principal de la mission est d’assurer la direction opérationnelle, organisationnelle et décisionnelle d’un projet majeur, en garantissant la bonne exécution des travaux, la qualité de la gouvernance, la maîtrise des engagements contractuels et la cohérence avec les axes stratégiques de la banque.

Les objectifs détaillés sont les suivants :

• Suivi de la direction du projet en maîtrise d’œuvre vis-à-vis des équipe MOA, de la hiérarchie et du management des entités clientes ;

• Participation au design d’architecture de la plateforme avec le Manager IT et les experts technique.

• Mise en place et pilotage d'un reporting structuré ainsi qu’une gestion contractuelle garantissant le respect des règles établies et des budgets affectés ;

• Organisation, cadrer, suivre, conseiller et, le cas échéant, réaliser des audits de projet ;

• Coordination des parties prenantes, structurer les circuits de décision et identifier le bon niveau de responsabilité selon les sujets à arbitrer ;

• Garantie de la bonne fin du projet dans les conditions de Qualité, Coûts et Délais préalablement définies.

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3. Structuration de la mission

La mission est structurée autour de trois axes principaux, couvrant la direction de projet, la gouvernance et la coordination transverse.

3.1 Direction et conduite de projet

Cet axe couvre la prise en charge du projet dans sa globalité, depuis le cadrage jusqu’au pilotage opérationnel, en garantissant la cohérence des travaux, la mobilisation des équipes et l’atteinte des objectifs fixés.

Il inclut la gestion des délégations, la coordination des travaux, l’organisation des contributions et la conduite des projets de grande taille impliquant plusieurs directions et équipes.

3.2 Gouvernance, reporting et gestion contractuelle

La mission inclut la mise en place et l’animation d’une gouvernance adaptée, permettant :

• Suivi le reporting du projet dans ses différentes phases, au moment opportun et au niveau hiérarchique approprié,

• de suivie des engagements contractuels, les budgets et le respect des règles établies,

• de préparations des arbitrages et d’alimenter les instances de pilotage et de décision.

3.3 Coordination transverse et pilotage des parties prenantes

Un axe spécifique est consacré à la coordination transverse, afin de :

• coordination de l’ensemble des directions parties prenantes et répondre à leurs attentes en cohérence avec les axes politiques de la banque,

• gestion des contacts avec l’ensemble des équipes en identifiant le bon niveau de responsabilité selon le type de décision à prendre,

• participation, si nécessaire, aux comités de décision où le projet est à l’ordre du jour.

4. Définition des tâches

Dans ce périmètre, les tâches confiées au prestataire couvrent notamment :

4.1 Direction et pilotage du projet

• Suivi de la direction du projet en maîtrise d’œuvre vis-à-vis de la MOA et de la hiérarchie ;

• Prise en charge d' un projet majeur en le situant dans son environnement stratégique et organisationnel ;

• Conduite des projets de grande taille impliquant plus de 12 personnes ;

• Prendre en charge, ou organiser la délégation selon le contexte, des différentes tâches nécessaires à la conduite du projet ;

• Garantie de la bonne fin du projet dans les conditions de Qualité, Coûts et Délais définies.

4.2 Gouvernance, audits, reporting et gestion contractuelle

• Organisation, suivie, cadrage, conseilles et potentiellement la réalisation des audits de projet ;

• Organisation et géstion du reporting du projet dans ses différentes phases, au moment opportun et au niveau hiérarchique approprié ;

• Suivie de la gestion contractuelle auprès du management du client afin de garantir le respect des règles établies et des budgets affectés ;

• Préparation des éléments d’aide à la décision et contribuition aux arbitrages nécessaires à l’avancement du projet.

4.3 Coordination des parties prenantes et des équipes

• Gestion des contacts avec l’ensemble des équipes en identifiant le bon niveau de responsabilité suivant le type de décision à prendre ;

• Suivie et coordination des travaux des différentes parties prenantes et assurer la gestion des équipes ;

• Coordination de l’ensemble des directions concernées afin de répondre à leurs différentes attentes en cohérence avec les axes politiques de la banque ;

• Participation, si nécessaire, aux comités de décision où le projet est à l’ordre du jour.

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5. Définition des livrables

Les livrables de la mission incluent notamment :

Livrables de pilotage et de cadrage

• Documents de cadrage et de gouvernance du projet ;

• Planning directeur, organisation des travaux et dispositifs de pilotage ;

• Supports de comités et éléments d’aide à la décision.

Livrables de suivi, d’audit et de reporting

• Tableaux de bord de suivi du projet, des charges, des risques, des budgets et des jalons ;

• Reporting périodique à destination des niveaux hiérarchiques appropriés ;

• Notes d’audit, constats, recommandations et plans d’actions associés.

Livrables de coordination et de conduite de projet

• Synthèses de coordination avec les directions et parties prenantes ;

• Dispositifs de délégation et de suivi des contributions ;

• Comptes rendus, plans d’actions et supports pour les comités de décision.