Offre d'emploi Consultant Fonctionnel Processus Achat

Au sein du département Global Procurement, nous recherchons un profil expérimenté disposant d'une forte expertise des processus Source-to-Contract (S2C), et plus particulièrement du Sourcing, afin d'accompagner le Business Process Owner dans la transformation et le pilotage des processus et outils Sourcing de la Compagnie.

Les solutions Sourcing actuellement utilisées sont SAP Ariba et Archlet. Elles accompagnent plus de 1 500 acheteurs dans l'ensemble des pays de la Compagnie pour la réalisation de leurs événements de sourcing : RFI, RFP, RFQ et enchères électroniques, notamment au travers des différents modèles de consultation open, closed et double enveloppe.

Le groupe s’est engagé dans la mise en œuvre d'une nouvelle suite digitale achats avec l'éditeur GEP. Le module Sourcing fera l'objet d'une phase de build à partir de 2027, avec un objectif de déploiement fin 2027.

Dans ce contexte de transformation majeure, la/le prestataire interviendra comme référent fonctionnel Sourcing, contributeur au design de la future solution, acteur de son déploiement et de son adoption, et relais du Business Process Owner dans l'amélioration continue des processus et outils.

La mission combine quatre dimensions principales :

1) Transformation

Participer à la conception et au déploiement du futur environnement Sourcing.

2) Expertise fonctionnelle

Apporter une expertise Sourcing et accompagner le Business Process Owner dans l'évolution des processus.

3) Adoption & amélioration continue

Faire évoluer les pratiques à partir des besoins métier et des retours des utilisateurs, notamment en y intégrant une dimension IA.

4) Industrialisation

Structurer le support, transférer le Niveau 1 au Shared Service Center et assurer la pérennité des connaissances.

Objectifs et livrables

1.1. Participer à la transformation Sourcing et au build du futur module GEP

Après une phase d'appropriation des processus et outils Sourcing existants, la/le prestataire participera activement, aux côtés du Business Process Owner et des différentes parties prenantes, au design, au build, aux tests et au déploiement du futur module Sourcing dans GEP.

À ce titre, la mission couvrira notamment :

• l'analyse et la formalisation des processus Sourcing existants et futurs ;

• la contribution au design fonctionnel du nouveau module ;

• l'apport d'une expertise métier Sourcing et de bonnes pratiques achats afin de challenger et optimiser les processus existants ;

• l'identification et la formalisation des besoins métier et des évolutions nécessaires ;

• la participation aux différentes phases de build et de validation de la solution ;

• la préparation, l'organisation et l'exécution des User Acceptance Tests (UAT) ;

• la contribution à la préparation du déploiement et à la sécurisation du go-live ;

• l'identification des opportunités de simplification et d'amélioration des parcours utilisateurs.

1.2. Accompagner l'adoption et animer la communauté Sourcing

• l'organisation de formations régulières et de sessions ponctuelles adaptées aux besoins des utilisateurs ;

• l'organisation de webinaires lors des évolutions majeures des outils ou des processus ;

• la préparation des utilisateurs au futur environnement GEP ;

• l'animation de la communauté des utilisateurs Sourcing ;

• la diffusion des bonnes pratiques, en mettant un accent particulier sur l’IA ;

• l'identification des difficultés d'adoption et des irritants utilisateurs ;

• la collecte et la qualification des besoins d'évolution ;

• la mise en place d'actions permettant de renforcer l'autonomie des utilisateurs.

1.3. Piloter l'amélioration continue des outils et processus Sourcing

• analyser les retours utilisateurs et les incidents récurrents ;

• identifier les causes racines et proposer des solutions adaptées ;

• challenger les processus existants et identifier les opportunités de simplification ;

• qualifier et prioriser les demandes d'évolution fonctionnelle ;

• assurer l'interface avec les équipes métier, IT et les éditeurs ;

• participer aux tests et à la validation des évolutions ;

• contribuer au suivi de la qualité de service et de l'adoption des outils ;

• participer à la gouvernance fonctionnelle des outils Sourcing.

La/le prestataire devra être force de proposition et apporter son expertise afin d'accompagner l'évolution des pratiques Sourcing.

1.4. Structurer et transférer le support Niveau 1 vers le Shared Service Center

Cette phase d'immersion permettra notamment de comprendre les problématiques liées :

• à la création et au lancement des événements ;

• aux erreurs de paramétrage ou d'utilisation ;

• à la gestion des événements en cours ;

• à l'application des processus et bonnes pratiques Sourcing.

La/le prestataire aura ainsi pour responsabilité de concevoir, organiser et sécuriser ce transfert, notamment par :

• la définition du modèle opérationnel de support L1/L2 ;

• la clarification des périmètres et règles d'escalade entre les différents niveaux de support

• la définition des KPI et SLA permettant de piloter l'activité ;

• la mise en place d'un formulaire dédié dans ServiceNow ;

• la formalisation des procédures nécessaires ;

• la formation et la montée en compétences des équipes du Shared Service Center ;

• le suivi de la qualité du support après transfert.

1.5. Assurer l'administration fonctionnelle et la coordination avec les équipes IT et éditeurs

• le traitement des problématiques fonctionnelles de Niveau 2 ;

• la qualification des incidents nécessitant une intervention IT ou éditeur ;

• la création et le suivi des tickets auprès des équipes concernées ;

• la coordination des investigations et corrections ;

• la réalisation des tests fonctionnels lorsque nécessaire ;

• la communication avec les utilisateurs et les équipes de support ;

• la capitalisation sur les incidents afin d'enrichir les connaissances et d'éviter leur récurrence.

1.6. Assurer le Knowledge Management et la pérennité des processus

• le maintien et l'évolution de la documentation fonctionnelle et des supports utilisateurs sur les outils existants (hors GEP);

• la formalisation des processus, bonnes pratiques et modes opératoires nécessaires à l'adoption des outils ;

• la création de supports simples et adaptés aux besoins des utilisateurs : Quick Reference Guides, démonstrations courtes, fiches pratiques, etc. ;

• la documentation nécessaire au transfert des activités vers le Shared Service Center ;

• la contribution à la documentation et aux supports nécessaires au déploiement du futur module Sourcing GEP.

L'objectif n'est pas uniquement de produire de la documentation mais de mettre en place un Knowledge Management permettant de favoriser l'autonomie, l'adoption et la transmission des connaissances.