Mission freelance Chef de Projet Événementiel International, Meetings Stratégiques
Île-de-France
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Nous recherchons pour l’un de nos clients, un grand groupe international du secteur de luxe, un Chef de Projet Événementiel International pour accompagner l’organisation d’un événement stratégique mondial réunissant des dirigeants, des équipes internationales et des parties prenantes clés.
Il s’agit d’une mission à temps plein, très opérationnelle, au cœur d’un dispositif événementiel d’envergure, avec une forte visibilité interne et un niveau d’exigence élevé. Le poste conviendra à une personne rigoureuse, proactive, organisée et à l’aise dans des environnements internationaux complexes.
Description du posteRattaché à l’équipe en charge de la coordination événementielle d’une division stratégique, vous interviendrez sur la préparation, le suivi et l’exécution d’un grand rendez-vous annuel réunissant près de 1 000 participants, en présentiel et à distance.
Vous serez un acteur clé de la bonne coordination du projet, depuis la phase de planification jusqu’à la réalisation de l’événement. Votre rôle consistera à garantir le respect des échéances, la fiabilité des informations, la fluidité des échanges entre les parties prenantes et la bonne utilisation des outils de pilotage.
Vos principales responsabilités seront les suivantes :
Élaborer, suivre et mettre à jour le rétroplanning détaillé de l’ensemble des activités liées à l’événement.
Coordonner les différentes étapes du projet en veillant à la bonne gestion des priorités, des interdépendances et des échéances.
Assurer la gestion des listes de participants, incluant les inscriptions, les mises à jour, les confirmations et les ajustements de dernière minute.
Travailler en étroite collaboration avec l’Event Manager, les équipes internes, les interlocuteurs internationaux et les prestataires concernés.
Administrer et piloter la plateforme back-office dédiée à la gestion opérationnelle de l’événement.
Suivre les données participants, consolider les informations clés et produire des reportings fiables.
Contribuer à la coordination des communications liées à l’événement, en français et en anglais.
Anticiper les risques, identifier les points de blocage et proposer des solutions concrètes.
Participer au suivi budgétaire et au contrôle des coûts liés aux activités événementielles.
Garantir une exécution fluide, rigoureuse et conforme au niveau d’exigence attendu.
Profil recherché
Vous disposez d’une expérience confirmée en gestion de projets événementiels, idéalement acquise dans un environnement international, exigeant et à forte visibilité.
Vous avez déjà participé à l’organisation d’événements corporate, de séminaires dirigeants, de conférences, de conventions internationales ou de grands rassemblements internes. Vous êtes habitué à gérer plusieurs sujets en parallèle, à coordonner différents interlocuteurs et à travailler avec des délais serrés.
Vous êtes reconnu pour votre rigueur, votre sens du détail et votre capacité à transformer un projet complexe en plan d’action clair et maîtrisé. Vous savez anticiper, relancer, prioriser et garder une vision d’ensemble tout en assurant un suivi opérationnel précis.
Les compétences attendues :
Expérience confirmée en coordination événementielle ou gestion de projet événementiel.
Très bonne maîtrise du rétroplanning, du suivi des tâches et de la coordination multi-interlocuteurs.
Excellentes capacités d’organisation, de priorisation et de gestion des délais.
Aisance dans la gestion de listes participants, bases de données, inscriptions et outils back-office.
Très bonnes compétences en communication écrite et orale.
Français et anglais courants indispensables.
Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés, y compris des profils seniors ou dirigeants.
Esprit d’initiative, sens du service et capacité à résoudre rapidement les problèmes.
Bonne compréhension du suivi budgétaire événementiel.
Capacité à analyser des données participants, indicateurs de performance ou retours d’expérience.
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, notamment Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint ou équivalents.
Une expérience dans un grand groupe international, dans les secteurs de la beauté, du luxe, de la mode, des cosmétiques ou des biens de consommation premium serait un atout.
Environnement de travail
Vous évoluerez au sein d’un grand groupe international, dans une division stratégique exposée à des enjeux de visibilité, d’image et de coordination mondiale.
L’environnement est dynamique, exigeant et collaboratif. Vous travaillerez avec des équipes multiculturelles, des interlocuteurs internes de haut niveau, des prestataires et des équipes événementielles globales. Le rythme peut être soutenu, notamment à l’approche de l’événement, et nécessite une forte capacité d’adaptation.
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