Job Vacancy Assistant Administration et gestion achats

Au sein de notre service, vous jouez un rôle clé dans la fluidité de nos opérations financières. En binôme direct avec le Responsable Financier du service, votre mission principale consiste à assurer l'interface administrative entre nos équipes internes et nos partenaires éditeurs.

Vous êtes le garant de la fiabilité des données saisies et du suivi rigoureux du cycle de commande, de l'émission du devis jusqu'à la conformité de la facturation.

Missions principales

1. Gestion du cycle de commande (Cœur de métier)

Réceptionner et centraliser les devis provenant de notre dizaine de partenaires éditeurs.

Assurer la saisie systématique des commandes dans notre ERP (NetSuite).

Effectuer la réception informatique des quantités commandées pour permettre le déclenchement des paiements.

Suivre le flux constant des commandes pour éviter tout goulot d'étranglement.

2. Suivi budgétaire et administratif

Mettre à jour les tableaux de bord de suivi budgétaire du service.

Assurer le classement et l'archivage numérique des documents contractuels et financiers.

Organiser votre activité via Excel pour garantir un reporting fiable à votre binôme.

3. Relation Fournisseurs

Être le point de contact privilégié des éditeurs pour le suivi opérationnel des dossiers.

Gérer les relances de premier niveau (en cas d'impayés ou de litiges de facturation) en faisant le lien avec le service Comptabilité Fournisseurs du groupe.