Mission freelance CONSULTANT SAM ( software asset management) H/F

COMPETENCES 1 : Suivi du patrimoine & conformité Logiciel
Cette phase inclut la gestion de l’ensemble des actifs logiciels, le suivi des droits associés, et les actions d’optimisation des parcs logiciels. Des chantiers sont organisés en collaboration avec l’équipe Sourcing Logiciel.
A. AUDIT A BLANC :
Réaliser un audit complet sur un parc logiciel donné.

Cela consiste notamment à :
- Inventaire complet des logiciels présents.
- Vérification des droits acquis pour chaque logiciel.
- Réconciliation entre l’inventaire et les droits logiciels.
- Analyse des écarts en cas de non-conformité.
- Élaboration d’un plan d’action pour la mise en conformité.
- Suivi de l’implémentation du plan d’action et évaluation des résultats.

B. OPTIMISATION DE PARC :
Améliorer l'efficacité des parcs logiciels par :
- Renégociation des contrats logiciels.
- Mise en place d’actions techniques pour optimiser les coûts.
Livrables :
- Mesures d'économies réalisées.
- Contrats renégociés.
- Plans d’action pour optimiser les parcs.
C. CHANTIERS GROUPE :
Ces chantiers comprennent la participation aux négociations de contrats de groupe ou aux projets de mise en conformité.
Livrables
- Fourniture d’inventaires vérifiés.
- Élaboration de projections de besoins pluri-annuels.
- Participation aux ateliers et négociations avec les éditeurs.
- Relecture des contrats.
D. ACTIONS COMPLEMENTAIRES
En complément, des actions opérationnelles complèteront le pilotage de la gestion du patrimoine logiciel.
Ces actions sont les suivantes (liste non exhaustive) :
- Gestion de la relation avec le service et la Direction des Achats Groupe (DAG).
- Gestion des acquisitions de nouvelles licences, maintenances et décommissionnements.
- Support auprès des départements Etudes pour le chiffrage des projets.
- Sourcing de nouveaux produits.
- Participation à l’élaboration du budget pour les achats logiciels.

COMPETENCES 2 : Conseil en performance économique

Cette prestation comprend exclusivement la négociation et renégociation des contrats avec les éditeurs majeurs en prenant en compte la compréhension des usages réels (obtenus par des mesures) par les populations utilisateurs, la revue des conditions commerciales, la revue des politiques commerciales, les schémas directeurs en liaison avec les entités Groupe Achats, la division Achats spécifique logiciels et la direction juridique.

E. INVESTIGATION ET DEFINITION DES SCENARII

La première étape consiste à prendre connaissance et maîtriser le périmètre concerné. A ce titre, le prestataire s’attachera à :

- analyser l’existant tant sur le domaine technique (ce qui est déployé), sur le domaine économique (ce qui a été acheté), et sur le domaine contractuel.

- NB : concernant le domaine économique, il est impératif de vérifier les factures, notre expérience nous ayant démontrée que parfois des achats étaient facturés mais non pris en compte chez un éditeur.

- Analyser les usages des logiciels. Cette étape permet de réaligner la demande au besoin réel des utilisateurs, et d’optimiser la consommation des licences.

- Analyser les évolutions connues du parc à 1, 2 et 3 ans conformément à la roadmap du client, mais aussi en regard de la roadmap de l’éditeur.

- Définition des hypothèses et des scenarii de contractualisation avec l’éditeur selon les possibilités offertes par les différents modes de licensing et les alternatives offertes par les concurrents de l’éditeur :
o Chiffrage des scenarii,
o Etudes des risques et des contraintes.


F. PREPARATION A LA NEGOCIATION :

Suite à un arbitrage sur les scenarii à retenir et la cible minimale à atteindre, le prestataire procédera à la préparation du dossier de négociation :

o Segmentation des logiciels par famille et/ou environnement (filiales d’un même groupe),
o Détermination des enjeux et contraintes à satisfaire pour chaque segment,
o Identifications des leviers et freins pour chaque segment,
o Benchmark des prix sur les logiciels phares,
o Elaboration de la stratégie globale et détaillée par segment, avec identification des « portes » de sortie,
o Identification des arguments et des contre-arguments,
o Création du synopsis de négociation.


G. ACCOMPAGNEMENT A LA NEGOCIATION :

Cette étape consiste à la préparation et l’assistance à la conduite des négociations avec l’éditeur. Au fur et à mesure des discussions, et suivant les positions de l’éditeur, le dossier de négociation sera ajusté afin d’atteindre la cible visée.

La gestion des achats et renouvellement avec les autres éditeurs Logiciels reste à la main de la division.

H. REPORTING ET TABLEAU DE BORD

Il est attendu du Titulaire qu’il fournisse un reporting précis, régulier de son activité et de ses résultats.
Le reporting doit notamment permettre :
• De suivre la capacité à faire du Titulaire ;
• De suivre la qualité de la prestation.

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