Job Vacancy Office Manager H/F

SAVANE est un groupe français d'Entreprises de Services du Numérique (ESN), présent à Paris, Lyon et Rennes. Le groupe compte plus de 150 collaborateurs et a réalisé 18,9 M€ de chiffre d'affaires en 2025. 

Dans le cadre de son développement, SAVANE recherche une personne capable de renforcer l'organisation administrative et commerciale de son bureau parisien. Rattaché(e) à la direction, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement de l'activité. Vous contribuez à fiabiliser les informations, fluidifier les opérations et sécuriser les dossiers en lien avec les équipes commerciales, les consultants et les fonctions support.

MISSIONS PRINCIPALES

1) Pilotage administratif & opérations

• Assurer la bonne traçabilité (intégration/mise à jour/fiabilisation) des informations dans notre ERP « Boond Manager » de nos candidats, de nos ressources, de nos besoins et de nos projets en général.
• Assister le service RH et des opérations dans le pilotage de l’activité : collecte et consolidation des informations clés, préparation des points opérationnels et suivi des décisions.
• Faciliter la coordination entre les équipes (commerce, delivery, gestion, recrutement) : actions diverses et variées au jour le jour, organisation des comités, préparation des ordres du jour et suivi des actions transverses.
• Contribuer à la structuration des processus opérationnels : mise à jour des procédures, gestion de la documentation, et participation aux actions d’amélioration continue.

2) Support commercial, ADV & qualité documentaire

• Assister notre service de l’administration des ventes le cas échéant : 
o Participer à la préparation administrative des propositions commerciales et des réponses aux appels d'offres.
o Participer à la gestion des avenants contractuels et au suivi des demandes de révision tarifaire.
o Participer à l’organisation des onboardings et aider à coordonner les éléments administratifs nécessaires. 
o Contribuer au suivi administratif des contrats fournisseurs et sous-traitants.
• Veiller à la conformité formelle des dossiers et des propositions transmis aux clients.
• Mettre à jour les dossiers de compétences de nos candidats et de nos ressources ainsi que nos supports commerciaux.
• Participer à la structuration des bases internes clients, prospects et compétences.
• Assurer le support actif au repositionnement de nos intercontrats et de nos partenaires, créer des fichiers de clients de notre premier cercle et de notre 2ème cercle, aider et coordonner les actions liées à nos opérations d’évènementiels. 
• Apporter un appui administratif et logistique au fonctionnement du siège à Paris et aux équipes commerciales.

3) Assistanat de direction & organisation

• Assurer l’assistanat de direction au quotidien : gestion d’agenda, organisation et coordination des rendez-vous et priorités, gestion des appels, etc. 
• Organiser les réunions (convocations, logistique, préparation des supports) et assurer le suivi des actions décidées.
• Coordonner l’organisation des déplacements professionnels (réservations, ordre de mission) et préparer les éléments administratifs associés.