Mission freelance Assistant de gestion achats et facturation / Oracle ERP Cloud / Excel (H/F)

Nous recherchons pour le compte de notre client dans le domaine des telecoms un(e) assistant(e) de gestion au sein de la Direction des Opérations BUA

Missions :

1. Passage de Demandes d’Achat

• Réaliser les Demandes d’Achats (DA) demandées par les Chefs de projets de la Direction des Opérations BUA dans le logiciel Oracle ERP Cloud

• Réaliser les Demandes d’Achats (DA) des prestataires de la Direction des Opérations BUA, plus particulièrement du Network Operation Center (NOC)dans le logiciel Oracle ERP Cloud

• Réaliser la réception de ces DA en coordination avec les demandeurs (Chefs de Projets et/ou Managers). Archiver les éléments de réception (en règle générale, PV de recette ou mails)

• Renouveler les demandes d’achats pluri-annuelles arrivées à échéances en coordination avec les Responsables Budgétaire (RB)

• Détecter les besoins de résiliation de services (services plus utilisés) en coordination avec les Chefs de Projet et lancer ces dernières

• Réaliser un suivi rigoureux et complet des DA réalisées, de leurs réceptions (en utilisant les fichiers de suivi déjà existants)

• Réaliser un reporting mensuel auprès des Managers :

o Des DAs réalisées

o Des DAs réceptionnées et de leurs montants financier Capex/Opex

2. Gestion & suivi de facturation : en coordination étroite avec les services Achat et Comptabilité

• Réaliser le lettrage manuel des factures fournisseurs reçues (rapprochement des lignes facturées et les N° de commandes).

• Détecter les anomalies de facturation (vs les montants commandes) et reporter les écarts au service achat pour traitement de ces dernières

• Réaliser les demandes d’achat de régulation le cas échéant

Gérer le suivi des factures bloquées et faire un reporting toutes les semaines au manager concerné

• Réceptionner les DAs à réception des factures OK

• Traiter les retards ou les écarts :

o Facture reçue mais DA non réceptionnées

o Ecarts montants facturés/montants reçus (i.e. réceptionnés)

o Facture reçue sans commande (recherche la commande correspondant à la facture)

o Vérifier les délais de paiement (30J ou 60J)